Integritetspolicy

INTEGRITETSPOLICY

1. Personuppgiftsansvarig

Advokatbyrå Widman & Co Ab, PB 180, 22101 Mariehamn. Telefon: 018-17740, e-post: info@widman.fi (nedan ”vi” eller ”Widman & Co”). 

2. Kontaktperson för registret

Linda Wilhelmsson, e-post: info@widman.fi

3. Registrets namn

Kundregister

4. Rättsliga grunder för och ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Grunderna för behandling av personuppgifter är att fullgöra vårt kundavtal, att fullgöra de rättsliga förpliktelser som vi måste följa, samt kundens samtycke.

Vi behandlar personuppgifter för att

  • uppfylla våra avtalsförpliktelser samt andra åtaganden och skyldigheter;
  • sköta om våra kundförhållanden;
  • administrera, leverera och utveckla våra tjänster; samt
  • möjliggöra elektronisk- och annan marknadskommunikation.

Widman & Co är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som lämnas i samband med uppdrag eller i samband med förberedelse för ett uppdrag.  

5. Uppgifter som behandlas

Vi behandlar följande personuppgifter tillhörande våra kunder i samband med detta kundregister:

  • Den registrerades grundinformation, som namn, födelsedatum, identitetsnummer, kundnummer, ärendespråk;
  • Den registrerades kontaktuppgifter, som e-postadress, telefonnummer, postadress;
  • Information om företaget och företagets kontaktpersoner, som företagsnummer och namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonerna, ärendespråk;
  • Information om kundförhållandet och uppdragsavtalet, som information om tidigare och nuvarande uppdrag, korrespondens med kunden och andra referenser, kundens betalningsinformation samt annan information om kundförhållandet som kunden har lämnat till oss;
  • Information om evenemang som den registrerade har deltagit i, som information beträffande registrering till evenemang (inkluderat dietinformation) och fakturering; samt
  • Annan eventuell information samlad med den registrerades samtycke.

Vissa inlämnade personuppgifter är en förutsättning för vårt kundförhållande. Utan sådan information kan vi inte tillhandahålla våra tjänster.

6. Uppgifternas ursprung

Vi mottar information primärt från den registrerade själv, myndigheter och från andra motsvarande tillförlitliga källor.

För de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy kan personuppgifter även insamlas och uppdateras från allmänt tillgängliga källor och baserat på information som mottagits från myndigheter och andra tredje parter, inom ramen för gällande lagar och förordningar.  

7. Överlämnande av uppgifter  

Vi lämnar inte ut information om registret till utomstående tredje parter.

Vi behandlar personuppgifter personligen samt använder underleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning. Vi har lagt ut vår IT förvaltning på entreprenad till en utomstående tjänsteleverantör. Personuppgifterna lagras dock på vår egen server.

Som en del av fullgörandet av våra kundavtal kan vi överföra personuppgifter utanför EU/EES. Ifall vi gör detta, säkerställer vi att personuppgifterna ifråga är skyddade i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

8. Skyddande och lagring av uppgifter

Informationen insamlas i databaser som skyddas genom brandmurar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Databaserna och säkerhetskopiorna av dem finns i låsta utrymmen och endast vår personal har tillgång till utrymmena. Varje användare har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet där personuppgifterna är lagrade.

Vi lagrar uppgifterna så länge som det är nödvändigt med tanke på ändamålen med behandlingen. Personuppgifterna i kundregistret raderas efter att tiden för att väcka talan beträffande det ifrågavarande kundförhållandet eller den ifrågavarande tjänsten har gått ut, alternativt då vår skyldighet att spara uppgifter enligt Advokatförbundets anvisningar upphört.

Vi granskar regelbundet behovet att lagra data, beaktande tillämplig lagstiftning samt regler tillämpliga på advokatverksamhet. Dessutom vidtar vi alla rimliga åtgärder för att säkerställa att inga inkompatibla, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras i registret med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi korrigerar eller raderar sådana data utan dröjsmål.

9. Registrerad persons rättigheter

I egenskap av registrerad har du rätt att få tillgång till de personuppgifter som berör dig själv och som finns lagrade i detta register. Som registrerad har du även rätt att kräva rättelse eller radering av uppgifterna. Du har också rätt att återkalla ditt samtycke och rätt till dataportabilitet.

I egenskap av registrerad har du enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning rätt att invända mot eller begränsa behandlingen samt rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet.

För specifika personliga skäl har du även rätt att invända mot vår behandling av dina uppgifter, förutsatt att behandlingen av dina uppgifter grundar sig på kundförhållandet. I samband med din förfrågan bör du identifiera den specifika situation som ligger som grund för din invändning mot behandlingen.

I egenskap av registrerad har du rätt att när som helst gratis invända mot behandling av dina personuppgifter till den utsträckning som behandlingen berör direktmarknadsföring.

Alla förfrågningar och krav gällande denna punkt ska inlämnas i skriftlig form till adressen nämnd i punkt 1 ovan.

Vänligen notera att det finns situationer där lagstiftning eller de bestämmelser som Finlands Advokatförbund utfärdat, och som vi är skyldigt att efterleva, förhindrar oss från radera dina personuppgifter och att sagda regelverk också på annat sätt kan medföra att du inte kan utöva dina rättigheter, om personuppgifterna hänför sig till vårt kundarbete.

10. Ändringar i denna registerbeskrivning

Skulle vi göra ändringar till denna registerbeskrivning kommer vi att placera den ändrade beskrivningen på vår hemsida och ange dess ändringsdatum. Om ändringarna är omfattande kan vi även informera dig om ändringarna på annat sätt, t.ex. genom att sända ut e-post. Vi rekommenderar att du alltid nu och då granskar denna registerbeskrivning för att bli medveten om eventuella ändringar.