Advokatbyrå Widman & Co Ab (nedan ”vi”, ”vår” eller ”Widman & Co”) värnar om individens personliga integritet och är mån om att personuppgifter behandlas på ett säkert, korrekt och lagenligt sätt. Vi har antagit denna policy i syfte att informera dig om hur vi hanterar personuppgifter i rollen som personuppgiftsansvarig.
1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Namn: Advokatbyrå Widman & Co Ab (FO-nr: 0773565-9)
Adress: PB 180, 22101 Mariehamn
E-post: info@widman.fi
Tel.: +358 18 17 740
2. VARFÖR BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER?
”Personuppgifter” avser uppgifter som kan användas för att identifiera dig eller uppgifter som på annat sätt kan kopplas till dig.
Utförande av klientuppdrag
Widman & Co behandlar personuppgifter för att fullfölja avtalen med sina klienter vilket innebär att förbereda, utföra och administrera uppdrag, genomföra obligatoriska intressekonflikts- och penningtvättskontroller för att tillvarata våra och klientens intressen och för redovisnings- och faktureringsändamål. Personuppgifter kan också användas för affärs- och metodutveckling, marknadsanalys, statistik och riskhantering.
Behandlingen av personuppgifter sker således på grundval av vårt berättigade intresse att fullgöra avtalsförpliktelser gentemot våra klienter och utföra uppdrag enligt klienternas instruktioner eller vårt berättigade intresse att utveckla verksamheten och kommunicera med våra kontakter. Behandling av uppgifterna sker även för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar Widman & Co enligt myndighetsbeslut eller enligt lag eller förordning. Widman & Co omfattas av de skyldigheter som anges i lagen om advokater och andra bestämmelser i lag, inklusive det finska advokatförbundets vägledande regler om god advokatsed, i tillämpliga delar. Dessutom omfattas vi av skyldigheterna enligt lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism och de ekonomiska sanktioner som föreskrivs i EU-förordningar.
Leverantörer och övriga samarbetspartners
Utöver klientuppdrag har vi även affärsrelationer med andra affärspartners, tjänsteleverantörer och leverantörer, och behandlar personuppgifter för deras kontaktpersoner och/eller andra representanter.
Behandlingen sker då på grundval av vårt berättigade intresse att kunna administrera avtalet, avtalsförhållandet, fullgöra våra avtalsenliga skyldigheter och tillvarata våra avtalsenliga rättigheter. I förekommande fall kan också personuppgifter finnas angivna i underlag som behöver lagras för bokföringsändamål. Behandlingen sker då på grundval av att det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
Marknadsföring, event, seminarier m.m.
Widman & Co behandlar också personuppgifter för att utveckla och erbjuda tjänster till klienter, ge-nomföra marknadsförings- och försäljningsåtgärder, hantera kontaktinformation och upprätthålla kon-takt med klienter eller presumtiva klienter samt utveckla kundrelationer. Detta sker på grundval av vårt berättigade intresse av att kommunicera och marknadsföra våra tjänster för att främja vår verksamhet, övervaka branschen för juridiska tjänster och förbättra vårt yrkesnätverk för att utveckla vår affärsverk-samhet. Med samtycke kan personuppgifter även behandlas för direktmarknadsföring.
Rekrytering
Widman & Co behandlar även personuppgifter i samband med ansökan om anställning hos oss. Be-handlingen sker då på grundval av den ansökandes eget samtycke, vårt berättigade intresse att behandla de personuppgifter som krävs för att vidta åtgärder som föregår ingåendet av ett anställningsavtal och fullgörandet av anställningsavtalet, samt mot bakgrund av vår skyldighet att iaktta arbetsrättsliga bestämmelser.
3. VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?
Vi behandlar personuppgifter som är nödvändiga för de ändamål som beskrivits ovan under punkt 2. Användningsändamålet avgör vilken typ av information vi samlar in i varje given situation. Informationen vi behandlar varierar också beroende på vad våra tjänster används till och hur de används, dvs. de registrerade själva kan också påverka vilken information vi behandlar.
I Widman & Co:s verksamhet kan bland annat följande information behandlas:
- Namn och kontaktuppgifter, såsom för- och efternamn, adress, telefonnummer och e-postadress.
- Uppgifter som är nödvändiga för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism, såsom nationalitet, politisk bakgrund, förhållande till en politisk person, namn, nummer eller annan identitetshandling som används för identifiering (godkända identitetshandlingar är pass, identitetskort, körkort och FPA-fotokort och, för utländska kunder, nationellt pass eller identitetskort utfärdat av en EES-myndighet).
- Annan demografisk information, såsom personnummer.
- Uppgifter om kundrelationer, såsom beställnings-, fakturerings- och betalningsuppgifter, kund-feedback och kundkontakter samt avbokningsuppgifter.
- Intresse- och profileringsuppgifter, såsom information om yrkesmässiga intressen som erhållits från individen själv.
- Begärde förbud mot direktmarknadsföring.
- Fotografiska register, såsom fotografier av evenemang som vi organiserar.
- Jobbansökningar och annan information som erhållits i samband med jobbansökningar.
- Annan information som samlas in på grundval av samtycke.
Därutöver kan vi komma att behandla: namn, titel/yrke, ålder/födelsedatum, kontaktuppgifter och andra liknande identifierande uppgifter såsom intresseobjekt, exempelvis efter avslutad kundrelation eller när vi har fått informationen via ett företag, organisation, intressent eller annat samarbete
I vissa uppdrag måste vi behandla känsliga personuppgifter såsom hälsa, medlemskap i fackförening, eller uppgifter om lagöverträdelser. Vi behandlar känsliga personuppgifter endast i den utsträckning som krävs för uppdraget eller för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter.
4. HUR ERHÅLLER VI PERSONUPPGIFTER?
Vi behandlar huvudsakligen personuppgifter som vi erhåller direkt från våra klienter vid mottagande och hanterandet av uppdrag, till exempel när klienten eller någon samarbetspartner skickar e-post till oss eller kommunicerar med oss via andra kanaler, när någon registrerar sig för marknadsförings-material, eller anmäler sig till ett evenemang som anordnas av oss.
Vi kan också behandla personuppgifter som vi har mottagit eller samlat in t.ex. från arbetsgivare, arbetsgivares webbplats eller andra allmänt tillgängliga och/eller offentliga källor (t.ex. handelsregistret eller folkbokföringsregister) eller personuppgifter som ackumuleras från din användning av vår webbplats. Dina egna webbläsare- och enhetsinställningar påverkar vilken information vi kan samla in från ditt besök på vår webbplats. Läs också vår Cookie Policy.
Du är inte skyldig att lämna information till oss. Personuppgifter gör det dock möjligt för oss att tillhandahålla våra tjänster till dig, ingå ett avtal med dig, kommunicera med dig och anpassa vår kommunikation och våra tjänster för att matcha dina personliga preferenser. Vissa inlämnade personuppgifter är dock en förutsättning för våra kund- och klientförhållanden. Utan sådan information kan vi inte tillhandahålla våra tjänster.
5. LAGRINGSTID
Personuppgifterna lagras så länge vi har en meningsfull affärskontakt eller annan kontakt eller som annars kan krävas enligt lag, förordning eller andra auktoritetskällor.
Enligt Finlands advokatförbunds rekommendation är vi skyldiga att arkivera personuppgifter relaterade till klientuppdrag i minst tio år efter det att uppdraget avslutats. Uppgifter som är nödvändiga för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism förvarar vi i enlighet med Finlands Advokatförbunds anvisningar om förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism i 5 år efter att klient- och uppdragsförhållandet upphört, om inte någon annan skyldighet kräver att vi förvarar uppgifterna under en längre tid.
Efter att en rekryteringsprocess avslutats lagrar vi sökandes personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla våra rättigheter och skyldigheter och svara på eventuella anspråk, dock högst två år efter det att rekryteringsbeslutet har fattats.
Behandling av personuppgifter grundat på samtycke behandlas för det ändamål samtycket givits tills ändamålet upphört eller tills dess att du återkallar ditt samtycke.
Lagringstiden för personuppgifter som erhålls genom användningen av vår webbplats framgår av vid var tid gällande Cookie Policy.
6. ÖVERLÄMNANDE AV UPPGIFTER
Vi lämnar inte ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall då:
- det särskilt överenskommits mellan Widman & Co och den registrerade,
- då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata klientens rättigheter,
- om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra lagstadgad skyldighet eller för att efter-komna myndighetsbeslut eller beslut av domstol,
- vi anlitar utomstående tjänsteleverantörer som utför uppdrag för vår räkning, i huvudsak för att uppdatera och supporta Widman & Co:s IT-system, eller
- uppgifterna lämnas ut till domstolar, myndigheter, motparter och/eller motpartsombud i det fall det är nödvändigt för att tillvarata klientens rättigheter.
I det fall fullgörandet av våra avtal föranleder överföring av personuppgifter utanför EU/EES säker-ställer vi att personuppgifterna ifråga är skyddade i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
7. SKYDDANDE AV UPPGIFTER
Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, utlämnande, förstörelse eller annan olaglig behandling. Dessa omfattar brand-väggar, krypteringsteknik, användning av säkra anläggningar, lämplig åtkomstkontroll, kontrollerat be-viljande och övervakning av åtkomsträttigheter, utbildning av personal som deltar i behandlingen av personuppgifter samt noggrant urval, kontraktering och utbildning av underleverantörer.
8. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER
Som registrerad har du följande rättigheter:
- Rätt till tillgång. Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter som behandlas av Widman & Co. Vi kan vägra tillgång på de grunder som anges i lag. Utövandet av denna rättighet är i all-mänhet kostnadsfri.
- Rätt till rättelse. Du har rätt att begära att vi rättar eventuella felaktiga uppgifter om dig.
- Rätt till radering. Du kan också begära att vi raderar uppgifter om dig eller begära att vi begränsar behandlingen på de grunder som anges i lagen. Det kan dock finnas lagkrav, avtalsförhållande eller tvingande berättigade intressen som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter.
- Rätt att invända. Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter av skäl som hänför sig till din specifika situation om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse. Du måste ange den särskilda situation som ligger till grund för din in-vändning mot behandlingen.
- Rätt till dataportabilitet. Om du själv har lämnat uppgifter till oss och dessa uppgifter behandlas med stöd av ditt samtycke, har du i allmänhet rätt att få ut uppgifterna i ett maskinläsbart for-mat för att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
- Rätt att lämna klagomål. Du har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten, Dataombudsmannens byrå, om du anser att vi inte har följt de dataskyddsbestämmelser som gäller för vår verksamhet.
Widman & Co företar ingen personuppgiftsbehandling som medför automatiskt beslutsfattande såsom profilering.
9. ÄNDRINGAR
Denna Policy kan, från tid till annan, komma att ändras eller uppdateras. Den senaste versionen av denna Policy kommer alltid att finnas publicerad på vår webbplats. Besök därför gärna vår webbplats för att ta del av eventuella uppdateringar eller förändringar.
Antagen i april 2024.
